Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?
Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?
Плюсы электронного документооборота
1. Юридическая значимость.
Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
2. Сокращаются затраты.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.
3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.
Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
4. Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.
ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
5. Электронный документ в защите и сохранности.
Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.
Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
1. Переходный период.
Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале в подключении к ЭДО
Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Кому будет полезен электронный документооборот?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, у процесс внешнего документооборота.
Мы рекомендуем систему электронного документооборота «Транскрипт».
Объяснение:
Поделитесь своими знаниями, ответьте на вопрос:
Составить блок-схему линейного алгоритма и программу в языке с++ для вычисления следующих выражений по исходным данным, введенным с клавиатуры в диалоговом режиме (данные выбираются свободно): [y-sin(x)]/log (xy) (по основанию 9)+(x--1/3)
При построении алгоритма для сложной задачи используют системный подход -использованием декомпозиции (нисходящее проектирование сверху-вниз) и синтеза (программирование снизу-вверх). Как и при разработке структуры любой сложной системы, при формировании алгоритма используют дедуктивный и индуктивный методы. .
При дедуктивном подходе рассматривается частный случай общеизвестных алгоритмических моделей. Здесь при заданных предположениях известный алгоритм при к условиям решаемой задачи. Например, многие вычислительные задачи линейной алгебры, в частности, нелинейные уравнения, системы алгебраических уравнений и т.п., могут быть решены с использованием известных методов и алгоритмов, для которых существует множество специальных библиотек подпрограмм, модулей. В настоящее время получили рас специализированные пакеты, позволяющие решать многие задачи (Mathcad, Eureka, Reduce— Autocad и т.п.).
Индуктивный предполагает эвристический системный подход (декомпозиция - анализ - синтез). В этом случае общих и наиболее удачных методов не существует. Возможны некоторые подходы, позволяющие в каждом конкретном случае находить и строить алгоритмы. Методы разработки алгоритмов можно разбить на методы частных целей, подъема, отрабатывания назад, ветвей и границ и т.п.
Одним из системных методов разработки алгоритмов является структурное программирование. Принципы структурной алгоритмизации ранее излагались в гл. 1 (п. 1.8). Повторим их более формально с упором на реализацию в практически программировании.
Структурное программирование основано на использовании блок-схем, формируемых с управляющих структурных элементов. Блок-схема - это ориентированная сеть, у которой могут быть вершины типа изображенных на рис. 3.5.
Выделяют три базовых структурных элемента (управляющие структуры): композицию, альтернативу, итерацию.
Объяснение: